Przeszkolenie recepcji – dlaczego powinieneś o nie zadbać?
Dzięki własnej stronie internetowej Twój gabinet stanie się bardziej rozpoznawalny i przyciągnie więcej Pacjentów, jednakże ich utrzymanie będzie wymagało wysiłku od Ciebie oraz reszty zespołu. W pierwszej linii znajdują się oczywiście rejestratorki – to właśnie one umawiają daną osobę na wizytę oraz witają ją w klinice, tworząc pierwsze wrażenie. Aby było ono pozytywne, warto zadbać o odpowiednie przeszkolenie recepcji w kontaktach z Pacjentami.
Rejestracja – pierwszy kontakt Pacjenta z gabinetem
Po odwiedzinach strony internetowej Pacjent może zarezerwować konsultację dwoma sposobami – wypełniając formularz lub dzwoniąc bezpośrednio do gabinetu. Większość osób wybiera tę drugą opcję, gdyż łatwiej jest omówić pewne szczegóły w trakcie rozmowy telefonicznej, niż podczas korespondencji mailowej. W tym momencie do akcji wkraczają rejestratorki medyczne, których zadaniem jest rzetelne przekazanie najważniejszych informacji związanych z danym rodzajem leczenia.
Większość ludzi zwraca uwagę na wizualne aspekty miejsca, w którym przebywa. Dlatego też warto zadbać o odpowiednią estetykę recepcji i poczekalni. Powinna być uporządkowana oraz czysta, korzystne będzie zorganizowanie pewnych udogodnień – podjazdu dla niepełnosprawnych, klimatyzacji czy możliwości serwowania kawy lub herbaty.
Zadbaj o wiedzę swoich rejestratorek
Na wizyty będą umawiali się różni Pacjenci. Część z nich zainteresowana będzie jedynie możliwość wykonania konkretnych zabiegów oraz ich kosztami, inni z kolei mogą być bardziej dociekliwi, przez co będą niemalże bombardować rejestratorkę przeróżnymi pytaniami, często stricte technicznymi. Dlatego też warto zadbać o odpowiednią znajomość procedur personelu – nie musi ona być porównywalna do wiedzy stomatologa, ważne, aby dotyczyła ona najważniejszych zagadnień. Dzięki temu rejestratorka będzie znacznie sprawniej prowadziła rozmowę z potencjalnym Pacjentem i da mu swego rodzaju potwierdzenie profesjonalizmu.
Wysoki standard obsługi Pacjenta
Ważne jest, aby funkcje rejestratorek medycznych spełniały osoby empatyczne oraz potrafiące łatwo nawiązywać kontakty. Dzięki temu łatwiej określą potrzeby oraz oczekiwania danego Pacjenta, co znacznie wspomaga komunikację i zmniejsza ryzyko „zgrzytów” w jej trakcie.
Jak wiadomo, podczas pracy recepcja może mieć styczność z różnego rodzaju Pacjentami – począwszy od tych miłych i uprzejmych, poprzez gadatliwych, na roszczeniowych kończąc. W dwóch ostatnich przypadkach rozmowa może sprawić pewne trudności czy wydłużyć całą komunikację, jednakże problem można rozwiązać dzięki przeszkoleniu rejestratorek.
Kto powinien zająć się szkoleniem rejestratorek?
Szkolenie rejestratorek rekomendujemy powierzyć wykwalifikowanemu ekspertowi. Dokona on dokładnej analizy pracy recepcji i wybierze rozwiązania, które usprawnią jej pracę. Podczas szkolenia zaś podzieli się swoją wiedzą oraz spostrzeżeniami, przedstawiając konkretne schematy rozmowy z Pacjentem czy organizując ćwiczenia praktyczne.
Aby wspomóc pracę recepcji, można zastosować dedykowane oprogramowania optymalizujące działanie gabinetu. Posiadają one różne funkcjonalności, w tym dotyczące rejestracji wizyt Pacjentów – dzięki nim recepcjonistki będą mogły precyzyjnie planować wszystkie konsultacje, optymalizując czas wymagany do ich realizacji.
Co możesz teraz zrobić?
Jeżeli chciałbyś usprawnić pracę swoich rejestratorek medycznych i zapewnić im odpowiednią wiedzę na temat obsługi Pacjentów, skontaktuj się z nami! Mamy możliwość organizacji kompleksowych szkoleń personelu gabinetu, dzięki któremu rejestratorki będą spełniały wyjątkowo wysokie standardy! Możemy także zapewnić Ci dostęp do nowoczesnych systemów wspierających zarządzanie placówkami stomatologicznymi!
