Spokojniejszy właściciel to spokojniejszy gabinet. Dlaczego stan właściciela ma znaczenie
Prowadzenie gabinetu stomatologicznego zwykle kojarzymy z liczbami, procedurami, marketingiem, zespołem, pacjentami i codziennymi decyzjami. Tymczasem istnieje jeszcze jeden element, który wpływa na funkcjonowanie całej organizacji, choć rzadko się o nim mówi.
To stan osoby, która gabinet prowadzi.
Właściciel nie jest oczywiście odpowiedzialny za każdą emocję i każde zachowanie swojego zespołu. Gabinet tworzą także ludzie, procesy, zasady, warunki pracy i kultura budowana przez lata. Trudno jednak zaprzeczyć, że sposób funkcjonowania właściciela wpływa na atmosferę i sposób podejmowania decyzji.
Spokojniejszy właściciel nie oznacza idealnego właściciela. Oznacza osobę, która ma więcej przestrzeni, żeby reagować świadomie, zamiast działać wyłącznie pod wpływem napięcia.
Właściciel nadaje gabinetowi pewien rytm
Każdy gabinet ma swój charakter. Można go zauważyć w sposobie komunikacji recepcji, relacjach między lekarzami i asystentkami, podejściu do problemów czy tym, jak nowe osoby wdrażają się do pracy.
Na ten klimat wpływa wiele elementów: zespół, wynagrodzenia, grafiki, procesy, manager, liczba pacjentów czy organizacja pracy.
Jednym z nich jest jednak także właściciel.
Jeżeli właściciel funkcjonuje w ciągłym napięciu, może zacząć reagować nerwowo lub kontrolować każdy szczegół. Jeśli unika trudnych rozmów, problemy mogą być odkładane również przez innych. Jeśli odpowiada na każdą wiadomość natychmiast i sam rozwiązuje każdy problem, zespół może stopniowo przyzwyczaić się do tego, że odpowiedzialność ostatecznie i tak wróci do niego.
Działa to także w drugą stronę.
Większy spokój daje więcej przestrzeni na słuchanie, delegowanie, stawianie granic i podejmowanie decyzji. Łatwiej wtedy powiedzieć: „Nie wiem, sprawdzę”, zamiast reagować obronnie. Łatwiej też prowadzić trudną rozmowę bez niepotrzebnej eskalacji.
Nie każdy problem rozwiązuje się większym wysiłkiem
Właściciele gabinetów często mają bardzo silny odruch działania.
Pojawia się problem? Trzeba go rozwiązać.
Jeszcze raz coś wyjaśnić. Jeszcze raz przypomnieć. Jeszcze raz sprawdzić. Odpowiedzieć wieczorem. Zostać dłużej. Osobiście dopilnować.
Czasem to rzeczywiście pomaga. Problem zostaje rozwiązany, pacjent obsłużony, a dzień może się toczyć dalej.
Jeśli jednak ta sama sytuacja regularnie wraca, warto zadać inne pytanie:
Czy naprawdę potrzebuję bardziej się postarać, czy potrzebuję zmienić sposób działania?
Powtarzające się problemy często mają źródło w braku jasnych zasad, niepełnej komunikacji, źle delegowanych zadaniach, niedomkniętych decyzjach albo braku granic.
Można więc pracować coraz więcej i jednocześnie pozostawać w tym samym miejscu.
Czasami rozwiązaniem nie jest kolejna godzina pracy, ale zatrzymanie się i sprawdzenie, co właściwie powoduje, że cały czas wracamy do tego samego problemu.
Liczby pokazują kondycję gabinetu, ale nie całą historię
Przychód, koszty, rentowność, liczba nowych pacjentów, konwersja konsultacji, wykorzystanie foteli czy wartość planów leczenia są ważnymi wskaźnikami.
Bez nich trudno świadomie zarządzać gabinetem.
Nie pokazują jednak wszystkiego.
Liczby nie pokażą napięcia, z którym właściciel zaczyna kolejny tydzień. Nie pokażą zmęczenia po miesiącach bez prawdziwego odpoczynku. Nie pokażą frustracji po kolejnej wiadomości wysłanej późnym wieczorem ani samotności związanej z decyzją, w której żadna opcja nie wydaje się dobra.
A przecież te rzeczy wpływają na sposób zarządzania.
Na cierpliwość. Na rozmowy z zespołem. Na podejmowanie decyzji. Na gotowość do stawiania granic. Na reakcję na błędy.
Dlatego dbanie o własny dobrostan nie powinno być traktowane jako coś całkowicie oddzielonego od prowadzenia firmy. Stan właściciela jest jednym z elementów środowiska, w którym funkcjonuje cały gabinet.
Spokój nie oznacza pobłażliwości
Warto przy tym rozróżnić spokój od odpuszczania.
Spokojniejszy właściciel nie musi mieć niższych standardów. Nie musi pozwalać na wszystko ani unikać trudnych rozmów.
Wręcz przeciwnie.
Kiedy nie działa pod wpływem ciągłego napięcia, może być bardziej konkretny. Łatwiej określić oczekiwania, rozliczać odpowiedzialność i konsekwentnie egzekwować ustalone zasady.
Zamiast cichej frustracji może pojawić się rozmowa.
Zamiast ciągłego kontrolowania — jasne zasady.
Zamiast wybuchu po kolejnym błędzie — analiza tego, co należy zmienić, żeby podobna sytuacja nie powtórzyła się za tydzień.
Spokój nie oznacza braku wymagań. Daje po prostu lepsze warunki do ich stawiania.
Od czego zacząć?
Nie trzeba od razu przebudowywać całego gabinetu.
Jeżeli czujesz, że sposób funkcjonowania właściciela wymaga zmiany, warto zacząć od jednej rzeczy.
Zadaj sobie pytanie:
Co dzisiaj najbardziej zabiera mi spokój jako właścicielowi gabinetu?
Może to być konkretny problem z zespołem. Chaos w recepcji. Finanse. Brak snu. Nadmiar obowiązków. Telefon, który nigdy nie przestaje dzwonić. Albo jedna rozmowa, którą odkładasz od kilku miesięcy.
Następnie zapytaj:
Jaki najmniejszy krok mogę zrobić w tej sprawie w ciągu najbliższych siedmiu dni?
Nie musi być spektakularny.
Może to być rozmowa z pracownikiem. Spisanie jednej zasady. Przekazanie komuś odpowiedzialności. Sprawdzenie konkretnej liczby. Umówienie konsultacji. Wyłączenie telefonu wieczorem.
Mały krok nie rozwiąże wszystkich problemów gabinetu.
Może jednak przerwać schemat, w którym cały czas reagujesz na kolejne sytuacje, zamiast świadomie zmieniać sposób działania.
Gabinet zaczyna się od osoby, która go prowadzi
Prowadzenie gabinetu to nie tylko odpowiedzialność za pacjentów i wyniki finansowe.
To także odpowiedzialność za ludzi, decyzje, jakość pracy, atmosferę i własne zasoby.
Dlatego zmęczenie, przeciążenie czy brak spokoju nie powinny być traktowane jako dowód, że właściciel sobie nie radzi. Mogą być sygnałem, że obecny sposób działania przestał być dla niego możliwy do utrzymania.
Nie trzeba być niewyczerpanym źródłem energii, żeby dobrze prowadzić gabinet.
Trzeba natomiast mieć warunki, żeby podejmować decyzje, rozmawiać z ludźmi i reagować na problemy z odpowiednią przestrzenią.
Spokojniejszy właściciel nie oznacza spokojnego gabinetu bez problemów. Oznacza gabinet, w którym problemy mogą być rozwiązywane bez dokładania do nich kolejnej warstwy chaosu i napięcia.
I właśnie dlatego warto czasem zacząć zmianę nie od kolejnej procedury, wyniku czy kampanii marketingowej, ale od osoby, która każdego dnia stoi za całym tym systemem.
Dowiedz się więcej
Chcesz wiedzieć, co jeszcze możesz zrobić dla swojego gabinetu? Jeśli jesteś zainteresowany skutecznym marketingiem w stomatologii, zajrzyj pod ten link i dowiedz się, jak Marketize może Ci pomóc.
